| 1. ENTRADA DE DOCUMENTO NO SETOR
Responsável: Psicólogo do Setor de Gestão de Pessoas e Processos |
Ao manusear todo e qualquer documento no Setor, o psicólogo responsável deve realizar a análise e identificação do mesmo, buscando detectar se está dentro das categorias que configuram necessidade de arquivamento. |
| 2. ANÁLISE E IDENTIFICAÇÃO DO DOCUMENTO
Responsável: Psicólogo do Setor de Gestão de Pessoas e Processos |
Ao dar a entrada de um documento no Setor de Gestão de Pessoas o Processos, o primeiro passo é identificar a categoria em que o mesmo se enquadra, considerando as seguintes possibilidades: documentos de processos seletivos (oriundos dos registros das avaliações psicológicas realizadas com os candidatos avaliados); registros de atendimento ao colaborador (atas de avaliação de desempenho; atas de avaliação de experiência; atas de registro de atendimento com foco no acolhimento e integração dos novos colaboradores; ata de registro de atendimento ao colaborador; relatórios de atividades do Setor (relatórios de análise de pesquisa de clima, de avaliação institucional ou do panorama geral das avaliações anuais de desempenho dos colaboradores; relatórios de treinamentos e reuniões); e documentação de colaboradores que foram desligados (fica em arquivo específico, denominado DESLIGAMENTOS, todo e qualquer registro feito pelo Setor de Gestão de Pessoas acerca dos colaboradores que forem desligados da Instituição. Sendo identificada alguma destas quatro categorias, o documento deverá ser encaminhado para armazenamento em arquivo. |
| 3. ARMAZENAMENTO DA DOCUMENTAÇÃO3.1 PROCESSO SELETIVO3.2 REGISTROS DE ATENDIMENTO AO COLABORADOR3.3 RELATÓRIOS DE ATIVIDADES DO SETOR3.4 DOCUMENTAÇÃO DE COLABORADORES QUE FOREM DESLIGADOS
Responsável: Psicólogo do Setor de Gestão de Pessoas e Processos |
3.1 Todos os documentos oriundos da realização de processos seletivos devem ser armazenados em arquivos, conforme os registro de conclusão do referido processo: CANDIDATOS APTOS e CANDIDATOS NÃO APTOS. Esses materiais permanecem nesse sistema de arquivo por um período de cinco anos. Transcorrido esse período, devem armazenados no espaço denominado ARQUIVO PASSIVO.3.2 Os registros de atendimento aos colaboradores devem ser armazenados nos locais de arquivamento (pastas), identificados, especificamente, com as etiquetas que indicam o foco do atendimento (AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO, AVALIAÇÃO DE EXPERIÊNCIA OU REGISTROS DOS COLABORADORES).3.3 Todos os relatórios ou registros de atividades do Setor (registros de reuniões ou treinamentos, relatórios de avaliações institucionais ou relatório anual do panorama geral de avaliações de desempenho dos colaboradores, quando em registros físicos, devem ser armazenados no arquivo identificado como REGISTROS DE ATIVIDADES DO SETOR) 3.4 Todo e qualquer registro feito, em caráter físico, pelo Setor de Gestão de Pessoas, acerca dos colaboradores que forem desligados da Instituição, devem ser armazenados no arquivo identificado DESLIGAMENTOS. |